L’Outsourcing della conservazione sostituiva
La conservazione sostitutiva e la dematerializzazione documentale
Documenti cartacei accumulati, archivi infiniti, polvere, ricerche di documenti perduti, fatture perse…
Mai più! Benvenuti nel mondo digitale della conservazione sostituiva.
Cos’è la conservazione sostitutiva
La conservazione digitale sostitutiva è una vera e propria procedura informatica che rende legale un documento digitalizzato così come lo era il documento originale cartaceo.
Questo fa si che un documento digitalizzato e conservato a norma di legge possa essere usato in caso di opposizioni.
La necessità di creare tutta una serie di leggi atte a normare la conservazione sostitutiva è nata all’inizio per aiutare le Pubbliche Amministrazioni a “svuotare” gli archivi cartacei per poter liberarsi dei documenti conservandone però una copia digitale che fosse valida.
Pensiamo alle cartelle cliniche di un ospedale ad esempio, oltre a liberare stanze usate come archivio per conservare documenti di anni orsono, con la conservazione documentale sostituiva si raggiunge anche lo scopo della velocità di consultazione dei documenti: Tutto lo storico di un paziente a portata di click.
I vantaggi della conservazione documentale sostitutiva
Ecco quindi perché la conservazione sostitutiva non è solo utile ma necessaria.
Pensate a quanti soldi vengono spesi per la gestione dei documenti cartacei:
- Carta
- Spazio per archivi
- Tempo perso dal personale per archiviare
- Tempo perso dal personale in ricerche storiche
Con la gestione documentale sostitutiva tutto questo va a sparire, non serve più.
Si può passare tutto in digitale attraverso la dematerializzazione documentale ed i documenti futuri crearli direttamente digitali.
Pensate ad esempio alle firme digitali che vi permettono di firmare un documento senza doverlo stampare.
Quante volte avete ritirato un pacco e avete firmato direttamente sul tablet? zero carta quindi.
Inoltre, con un processo di conservazione documentale strutturato, si possono mettere in relazione tutti i documenti facenti riferimento ad un determinato numero di protocollo, o numero pratica, o nome azienda o persona.
In sintesi, con una ricerca potete avere tutti i documenti relativi a quella pratica, la comodità di tutti i documenti a portata di mouse grazie ad un unico database che li relaziona.
I vantaggi della conservazione sostitutiva in outsourcing
Se è così semplice lo posso fare anche io, nella mia azienda, starete pensando.
Invece no, non è così semplice, perché in ogni caso bisogna rispettare tutta una serie di normative non semplici da gestire per una piccola/media azienda.
Inoltre bisogna pensare anche all’aspetto delle competenze e delle conoscenze, informatiche e non, necessarie per creare una struttura ed un processo di conservazione documentale professionale.
La gestione dell’intero processo in outsourcing permette quindi di delegare sia le competenze (pensate anche agli aggiornamenti del personale) che la parte normativa/burocratica all’ente che gestisce il processo di conservazione sostitutiva.
Altro vantaggio dell’outsourcing sta nel fatto che la conservazione sostitutiva necessita di una struttura informatica di hardware e software e questo si tramuterebbe in costi per l’azienda sia per l’acquisto iniziale che per le manutenzioni e aggiornamenti.
L’investimento economico per far fronte alla creazione di una struttura interna per attivare il processo di conservazione documentale non è quindi pensabile, almeno non per tutti, e sottrarrebbe comunque denaro che potrebbe essere investito in maniera più proficua per il reale business dell’azienda.
Con l’outsourcing della gestione documentale sostitutiva questo impegno è tutto a carico dell’ente che eroga il servizio, compreso anche il fatto che le procedure siano sempre aggiornate alle ultime normative vigenti.
A chi affidarsi per la conservazione sostitutiva in outsourcing?
Il mercato di oggi offre molte soluzioni in merito alla conservazione sostitutiva, tra cui troviamo quella ideata da Ardesia, società nata a Vicenza alla fine degli anni novanta, quindi con basi solide e ben strutturata, che con il loro servizio jazzy LegalDoc offre soluzioni di dematerializzazione documentale e conservazione sostitutiva a norma.
Uno dei vantaggi offerti da Ardesia è il fatto che l’accesso ai documenti può essere reso disponibile solo agli utenti autorizzati, garantendone quindi la privacy e la sicurezza, aspetto oggi da non sottovalutare assolutamente.